「仕事が終わらない」。
この文字列だけで吐き気がしますが、仕事が忙し過ぎると人は病みます。
毎日終電、もしくは終電を逃してタクシー帰り、早朝出勤、持ち帰りの仕事、休息時間が皆無……などなど。
終わりが分かっている一瞬の激務であれば耐えられる可能性はありますが、恒常的に「ずっと忙しい」という状態が続くのは、体力的・精神的に大きな負担になります。
残業代が出ていてもきついのに、会社からは「残業規制」「定時で帰れ」「働き方改革」の名のもとに「帰れ」のプレッシャーは掛けられる。それにもかかわらず業務量はそのままだと、泣きそうになります。ストレスにより、最悪の場合心身に影響が出ることも。
今回は仕事が終わらないと嘆く人に向けて、定時内に終わらない焦りと不安にさいなまれないためにできることについてお伝えしていきます。
■「仕事が終わらない」の解決パターンは2つ
仕事が終わらない状況から脱するためにできることは大きく2つのパターンがあります。
1．環境を変える……業務量を減らす、業務量が少ない職場に移る
2．自分を変える……仕事の効率を上げる、仕事を断る努力をする
一般的に「環境を変えるのは大変だから、自分を変えた方がいい」と言われますが、私は「まずはさっさと相談し、環境を変える努力をするべき」だと思います。
なぜなら、そもそも業務でいっぱいいっぱいの時に、人は新しい取り組み（業務効率化）に着手する余裕など無いからです。
■まずは相談！ 「環境」を変えるのは逃げではない
「1.環境を変える」ために、具体的にどんなアクションが取れるか確認しましょう。
◇（1）業務量を減らすよう、上司に相談する
「業務がパンクしており、常に残業になる」「持ち帰りの仕事や休日を割り当てないと終わらない」という状況は、業務に対する人的リソースの枯渇が原因であり、マネジメントの問題です。
「仕事はやり切らなければ」「できないのは自分が無能だからでは」と、真面目な人ほど自分を追い詰めてしまいますが、回らないことは素直に上司に相談すべきです。
そもそもパンクしかけた状況で効率化もへったくれもないので、破綻しないようにエスカレーションするのは正しい姿勢です。
とにかく、上長に相談する！ ただし、上司が部下の業務量を正確に把握していないことも多く「そこまで負担になっているとは気が付いていなかった」なーんて反応は、割とよくあります。
すんなり「じゃあ減らそうね」となればいいですが、「何がそんなに忙しいの？」と根拠を求められる可能性もあるので、1週間程度の自分の出退勤時間と業務量をリスト化して持っておくと、話が早いです。
さらに「この部分を誰かに振りたい」と業務をチャンク（情報のまとまり）で切り出せるように整理しておくと花丸です。
上記のようなリストを作っておくと、上司側で捌ききれなかった場合の、人事・労務側への相談もスムーズにいくメリットがあります。
◇（2）業務量が少ない部署への異動、適切な労務管理の会社への転職
上司への相談で改善されなかったり、理解を得られなかった場合に選択肢に挙がるのが「職場を変える」選択肢です。会社規模がそれなりに大きいのであれば、別の部署への異動も視野に入れつつ、転職活動を考えるのが良いでしょう。
私の友人で、金融系の一般職で入社したものの、新卒で配属された部署が非常に忙しくてメンタルをやられかけた人がいました。
周囲は定時帰りが当たり前なのに、自分は常に21時頃までひっきりなしの業務。トイレにもロクに行けずに膀胱炎になるなど体調に影響が出るほどでしたが、別の部署に異動した瞬間に夢の定時帰りが実現していました。
このように「個人の能力が何も変わっていないのに、環境を変えれば解決した」という例はあります。「とにかく今の場所で頑張り続ける」という選択肢以外に「無理なら見切りをつける」という発想を持つことも重要です。
ただ、転職するにしても「忙し過ぎて、他のことができない」状況だと、ロクに転職活動ができない……という事態になるため、離脱を決めたら優先順位を「リソースの確保」に全振りする必要があります。
■その仕事、本当に必要？ 長時間化する仕事における「無駄」の存在
ここまで、「環境を変える」アプローチを見てきました。会社と仕事は、複数の人間がつながって回っています。個人の努力や能力に矮小化せずに、組織機能を活用して解決する術をさぐるのは重要です。
しかし、全てを解決できるわけではないため、「自分の仕事」の振り返りも考えましょう。
続いては「2．自分を変える」についてお伝えしていきます。
仕事の効率化というと、プログラミングができるようになる、ショートカットを使いこなせるようになるなど時間が掛かるものを考えがちですが、多くの場合は「やらなくてもよい仕事に時間を掛けている」「自分の仕事の全量を正しく把握できていない」ことに起因します。
◇自分の仕事が終わらない原因と対策4つ
「とにかく忙しい……」状態にあるときは思考停止しがちですが、自分が何に時間を割いているのかを正しく理解しないと「仕事のやり方を変えて効率化する」なんてことはできません。
例えば、経理なら経理業務がメインですが、決算期に忙しくなるのは「事業部からの資料が届かない待ちの時間」や「事業部側の記載に修正箇所が多いため、確認作業が煩雑になる」など、自分以外の要素で業務が長時間化する場合もあり、影響範囲が大きいものは改善が難しくなります。
そのため、まずは「自分一人で改善が可能なもの」にフォーカスして取り組めるものの、原因と対策を考えましょう。
☆（1）優先順位と期日の確認ができていない
仕事の優先順位判断ができておらず、来た仕事を順番に打ち返していると時間はあっという間に無くなります。例えば、週明までに終わらせれば良い仕事を、確認不足でその日中に頑張ってしまって残業になる、などです。
期日と重要度の確認漏れは、業務が溢れる原因です。目先の判断ではなく、1週間程度の期間内で「いつまでに何を終わらせるのか」を判断する癖をつけましょう。
☆（2）仕事のToDo管理ができていない
自分に合った管理ができていないと、仕事の全量や期日確認漏れにつながります。
手帳に書く、ツールを使う、Excelで管理する……など、自分に合った方法で管理すれば良いのですが、効率が悪く仕事の抜け漏れが発生する人はほぼ、この仕事管理ができていません。
☆（3）他人に頼れない、聞けない
人にお願いする、頼るのも立派な仕事です。「上司に相談する」を最初の解決策として挙げましたが、全部自分でやろうとせずに適宜、人を頼ることは大事です。
意外と「やらなくていい仕事」「自分でなくてはならない仕事」は少ないものです。
☆（4）ツールを使っていない、知らない
「知っていれば秒で終わるのに、知らないと時間が掛かる」業務は多く、その差はツールやソリューションの使い方を知っているかどうかに依存します。
過去にチーム配下の子がファイル受領リストの作成業務でめちゃくちゃ時間が掛かっており、やり方を確認したところ、1000個ほどのファイル群の1個1個のファイル名をコピー＆ペーストしてリスト化しており白目をむいたことがあります。
たまたま私が気が付いて、方法を伝授しましたが、気が付いていなかったら虚無の作業に1～2日掛けていたことでしょう。
自ら知る・使う努力と、周囲に効率的なやり方を確認するの二軸で知らない知識をインプットしましょう。
■「仕事が終わらない」つらい日々から脱するために
仕事が忙し過ぎて、仕事か寝るか的に自分の時間が削られると人は病みます。
職場に行けなくなる、発作的に会社を辞めてしまうなどの避けるべき行動に出てしまわないように、休みを取るなどした方が良いです。
ここまで確認してきたように、「仕事が終わらない」のは環境要因、自己要因の双方あります。過剰に自己責任で不安や焦燥感をため込まないのが一番大事です。
環境を変える、自分の効率性を上げる。双方から自分が取るべき手段を判断しましょう。
（ぱぴこ）
※画像はイメージです
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June 09, 2020 at 04:06PM
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