昨今、デジタル化が進み、テレビ会議やWeb会議などの遠隔会議は当たり前になった。さらに新型コロナウイルスの影響でテレワークに切り替わったビジネスパーソンにとっては、自宅PCからWeb会議をするケースもあるだろう。しかしテレビ会議やWeb会議に慣れていないと、自分の顔を見ながら話すことや、モニター越しに相手と話すことに違和感を生じることもあるのではないだろうか。
そこで今回は、テレビ会議・Web会議のちょっとした違和感の原因と解決策について、テレビ会議・Web会議システムの提案・販売、保守・運用サービスや、テレビ会議レンタルなどを行うVTVジャパン株式会社に聞いた。
テレビ会議・Web会議で生じる違和感4つの原因と解決策
会議室の大モニターで行うテレビ会議や、PCで個人で行うWeb会議で、ちょっとした違和感が生じることもある。主な4つの違和感について、それぞれの原因と解決策を教えてもらおう。
1.「画面に映った自分の顔を見ながら話すのに違和感があり、会議に集中できない。」
【原因】なぜ自分が画面に見えているのか、必要性が感じられないから。
【解決策】モニター機能だということを理解する。
「画面に、ご自分の顔が表示される理由は、相手に自分がどうのように見えているのかを確認するためです。仮に、このモニター機能が無いとしたら、自分がどのように相手に見ているのか、逆に不安になりませんか？ 相手に見せるためのモニター機能ということを理解すれば、会議中、自分の姿をチェックするのに必要で、便利に感じるでしょう」
2.「テレビ会議では、どこに目線を配ったらいいかわからない。」
【原因】会議環境が整っていないため。
【解決策】目線は気にせず、画面に映った相手の顔を見ながら会議する。
「本来、会議室でテレビ会議を行う場合、大モニターの真上か真下に専用のカメラを設置していれば、画面（相手）を見ながら話をすれば、自然とカメラ目線になります。もし目線に迷う場合には、モニターやカメラの位置を適切な位置にするなど、設備環境を検討の余地があります。
とはいえ、設備環境はすぐには解決できないと思います。その場合は、目線がズレていてもいいので、相手の顔（画面）を見ながらお話ししてみてください。それでも目線がズレてコミュニケーションがうまく取れないと感じたら、設備管理の担当者に相談してみるのをおすすめします」
3.「自分の声が反響したり、自分のイヤホンなどに自分の声が聞こえたりすると、違和感があり集中できない。」
【原因】テレビ・Web会議サービス、または使用している設備の問題。
【解決策】原因を突き止めて対策を行う。
「これは、自分の声をエコーバックさせない機能（エコーキャンセラー）が効いていない状態です。まずは、お使いのマイクやイヤホン、大会議室の場合はマイクスピーカーの見直しを行ってください。スマホ用のイヤホンマイクではなく、ヘッドセットを使うといいかもしれません」
4.「モニター越しに相手と話すのが慣れない。違和感がある。」
【原因】慣れていないから。
【解決策】回数を重ねて、慣れる。
「これは慣れの問題です。はじめのうちは誰もが違和感があるものです。慣れてくれば、Web会議でできること、できないことが分かってくると思います。スマホを変えたら慣れるまでは違和感がありますよね。Web会議のその程度の違和感だと思って、積極的に活用してみましょう」
最後に、Web会議にまだ慣れない人に向け、アドバイスをもらった。
「とにかくWeb会議を楽しんで使ってみてください。ニュースキャスターになった気持ちで、より綺麗に映る準備をして会議に臨んでみてください。きっと楽しくなります」
基本的にWeb会議の違和感は、慣れればなくなることが多いようだ。始めてスマホを手にしたときのように、楽しんで活用することも、Web会議を極めるコツといえるのかもしれない。
【取材協力】
VTVジャパン株式会社
1995年設立のテレビ会議・Web会議専門会社。企業のニーズや環境、活用シーンにあわせて最適なサービス・製品を提案、導入を支援している。専任担当者による保守・管理に特化した運用サポートも行っている。
https://www.vtv.co.jp/
取材・文／石原亜香利
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March 23, 2020 at 08:14AM
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